90% des décideurs de PME n’ont pas l’information au moment où ils en ont besoin !1
Avec la transformation digitale des PME – qui n’en est qu’à ses débuts – l’information dont a besoin le chef d’entreprise se trouve dans différents systèmes, de façon éclatée, pas forcément accessible simplement. Donc le dirigeant se retrouve avec une source d’informations incroyablement sous-utilisée. Nous allons voir que mettre en place des solutions décisionnelles (ou business intelligence en anglais, alias BI), ce n’est pas si compliqué que ça en a l’air, et surtout que le décisionnel, c’est fondamental pour toute entreprise.
L’informatique décisionnelle (en anglais business intelligence (BI)1 ou decision support system (DSS)) est l’informatique à l’usage des décideurs et des dirigeants d’entreprises. Elle désigne les moyens, les outils et les méthodes qui permettent de collecter, consolider, modéliser et restituer les données, matérielles ou immatérielles, d’une entreprise en vue d’offrir une aide à la décision et de permettre à un décideur d’avoir une vue d’ensemble de l’activité traitée. Source : Wikipedia
Certaines PME disposent d’un ERP, qui inclus parfois un outil décisionnel, c’est-à-dire concrètement des tableaux de bord utilisant les données manipulées par l’ERP. Evidemment cela va dépendre de ce que couvre l’ERP. Parfois c’est « simplement » la chaîne logistique et de production. C’est déjà bien, mais ce n’est pas suffisant.
Le décisionnel, ça ne concerne pas que les fonctions financières ou comptables
Seulement 25% des PME de 20 à 199 salariés sont équipées d’une solution de décisionnel2
Soyons honnêtes, la plupart des PME croient faire du « décisionnel » avec leurs données dans Excel. Ce que je vois sur le terrain, c’est qu’effectivement Excel (ou Google Sheets pour certains) est l’outil le plus utilisé pour manipuler les données. Cela peut se concevoir. Mais ça reste très limité. Aujourd’hui, les données sont présentes sous de multiples formes : bases de données des différents systèmes, sur Internet, parfois chez les clients et les fournisseurs, en interne, fichiers « plats » (texte), et multiples fichiers Excel qui contiennent parfois des données fausses, en double, non agrégées, difficiles à utiliser pour prendre une décision.
C’est là que le décisionnel intervient. D’un côté il permet de récupérer et de transformer toutes ces données (c’est l’ETL : Extract, Transform, Load : il extrait les données, les transforme, puis les charge dans un « entrepôt de données). De l’autre il produit des tableaux de bord, des rapports, voire des alertes. Et également, il permets de creuser dans les données pour trouver les explications à un phénomène que je ne comprends pas.
Quand vous cherchez la source d’un problème ou de nouvelles opportunités, vous y passez beaucoup trop de temps.
Le but d’un outil décisionnel est de faciliter la décision. Aujourd’hui, il devrait être : immédiat, partagé, prédictif, complet, souple, mobile. Mais comme on vient de loin, dans un premier temps, il va se focaliser sur les données, pour être sûr qu’on peut les utiliser quelque soit l’endroit d’où elles viennent, et sur les Indicateurs Clés de Performance (Key Performance Indicators ou KPI) et les tableaux de bord.
J’interviens régulièrement dans des entreprises où il y a des conflits autour de tel ou tel indicateur. Selon le service, la vision qu’ont les gens d’un indicateur et la manière dont il est construit n’est pas forcément la même. Il faut donc creuser pour trouver la source du problème, et mettre les différents intervenants d’accord sur la construction de l’indicateur. Ensuite, et c’est un point majeur, il faut que la construction de l’indicateur soit AUTOMATIQUE et FIABLE.
Après avoir défini les KPI et la manière dont ils sont élaborés, vient le temps de la mise en œuvre des outils décisionnels. En fonction des systèmes informatiques présents dans l’entreprise, et en fonction de ces mêmes KPI. Or un des outils décisionnels puissants et adaptables est… gratuit. Il s’agit de Microsoft Power BI. Enfin, il est gratuit jusqu’à un certain point. Si on veut partager de manière automatique les rapports sur un Intranet ou Internet, il faudra payer un abonnement.
L’avantage de Power BI, c’est qu’il peut transformer et agréger toutes sortes de données et produire avec des tableaux de bord automatisés et interactifs, sans coût autre que la préparation des données et des rapports. Les possibilités d’intégration et de visualisation des données sont multiples et satisferont les plus exigeants.
Très rapidement, dans une PME, on peut donc construire des tableaux de bord précis, complets et fiables, afin de faciliter une décision basée sur les données.
2. Source : Sage & OpinionWay, 2015
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